تقنيةالمعلومات تعد من أهم الإدارات في أي منظمة مهما كان نشاط تلك المنظمة. هذه الإدارة بإمكانها الإسهام وبشكل فعّال في تحقيق نتائج استثنائية للمنظمة والعكس صحيح أيضاً. سابقاً كنت اكرر مقولة “تقنية المعلومات هي الممكّن للأعمال” ولكن بالتجربة والممارسة وتقديم الاستشارات تيقنت تماماً أن دور تقنية المعلومات لا يقتصر على التمكين فقط، بل هي المحرك الأساسي ودورها قد يكون محوري في نموذج العمل للمنظمة.
لنأخذ مثال بسيط لتوضيح أهمية دور تقنية المعلومات بالمنظمة. لنفترض أن الرئيس التنفيذي للمنظمة مع مجلس الإدارة يرغبوا في اقتناص فرصة للتوسع وخوض تجربة جديدة بهدف التوسع السريع وكسب المنافسة. أولى الخطوات تكمن في جمع البيانات اللازمة لدراسة جميع المعطيات وبناء النموذج الأولي لهذا التحسين مع بقية الإدارات المعنية. في هذا المثال للوهلة الأولى ولغير المختصين يبدو أنه لا يوجد دور لتقنية المعلومات مطلقاً في مشروع التوسع، ولكن الواقع عكس ذلك تماماً. فمصدر البيانات اساسة الأنظمة التي تديرها تقنية المعلومات مثل CRM & ERP دقة وصحة وشمولية البيانات تعتمد على جودة عمل تقنية المعلومات. أضف إلى ذلك أن قائد فريق تقنية المعلومات قد يسهم بإسهام فعال حيال فرصة التوسع حيث يمكنه عرض عدد من الخيارات التقنية التي تضمن بحول الله تحقيق اهداف المنظمة عوضاً عن الخيارات التقليدية.
استلامك زمام القيادة لتقنية المعلومات في المنظمة هي لا شك مهمة كبيرة وحساسة جداً كون نتائج عملك سوف يكون له الأثر على المنظمة سواءً على المدى القريب والبعيد أيضاً. مهام اسبوعك الأول كقائد لتقنية المعلومات مهمة للغاية حيث لا ينصح مطلقاً بأخذ أي قرار خلال هذا الأسبوع. مررت بهذه التجربة اكثر من مرة في عدة جهات مختلفة الأنشطة. هذه المهام من واقع خبرة اشاركها معكم لتكون أكثر فاعلية خلال أيامك الأولى بهذه الإدارة المهمة:
- اطلب الهيكل التنظيمي مع الأسماء. هذه المهمة يفضل أن تنجز قبل يومك الأول. الهدف منها فهم الشكل العام للإدارة ومعرفة أسماء الفريق ضمن الأدوار الموضحة في الهيكل الإداري. الهدف هنا هو فهم الوضع العام وبناء تصور ذهني مبدئي يساعدك في إنجاز بقية المهام الأخرى. إضافة إلى معرفتك بأسماء فريق عملك ومناداتهم بها عند أول لقاء له أثر إيجابي جداً على الجميع.
- خذ جولة على جميع الأقسام والتقي بجميع افراد الفريق مهما كان عددهم. المهمة السابقة سوف تسهل عليك اختيار مسارك في جولتك التي لابد أن تحرص فيها أن تكون دون تكلف وصحبة حاشية أو كاميرات الإعلام الحارقة!!. أنجز المهمة بهدوء ولا تعطل فريقك عن أعمالهم ولا تربك من حولك. تيقّن تماماً أنت مجرد عضو غي الفريق تملك صلاحيات أوسع ومسؤوليات أكبر. تواضعك يكسبك إحترام الجميع والهيبة تُفرَض من فهمك لدورك و وضوح رؤيتك واهتمامك بفريقك.
- جدول لقاء مع كل أعضاء الفريق وابدأ بمدراء الإدارات الداخلية. خلال لقاءك الأول مع جميع أعضاء الفريق في المهمة السابقة أبلغهم بأنه سوف يصلهم بريد الكتروني لموعد لقاء خاص. صدقني من واقع تجربة تلقّي هذه المعلومة من جميع اعضاء الفريق وبشكل مباشر منك كفيلة لبدء بناء الثقة معك. خلال هذا اللقاء قدم نفسك باختصار شديد دون تكلف أو سرد لسيرتك الذاتية وخصص لك “دقيقتين” فقط. بعدها كن مستمع جيد واطرح المواضيع التالية:
- اطلبه يعرف بنفسه ويشرح دورة في الإدارة والمنظمة.
- اسأله عن قيمه الشخصية وعلاقتها مع قيم المنظمة.
- قدم له العون بسؤال “كيف أستطيع أن اساعدك لتحقيق أهدافك”.
- استوضح منه الطريقة المثلى له لإنجاز مهامه بكفاءة وجودة.
في ختام اللقاء اسرد له فلسفتك القيادية ونظرتك للمستقبل واربطها مع اجاباته للأسئلة السابقة. سوف اشرح لاحقاً في مقال مخصص عن تفاصيل هذا الاجتماع المهم كون مخرجاته لها أثر كبير على الجميع.
- اطلب جميع المخططات التقنية الرئيسية. الهدف من هذه المهمة هو فهم هيكلية الأنظمة التقنية فقط دون الدخول في التفاصيل ولكي تعطيك تصور عام عن البنية التحتية التقنية وآلية الحوكمة المتبعة. لا تدخل في التفاصيل الآن لاحقاً سوف يكون لك دور فاعل في هذه المهمة وبالذات إذا كنت مختص ولك سباق تجربة.
- اطلب الخطة التشغيلية وراجعها واربطها مع الخطة الاستراتيجية للمنظمة واستعرض مؤشرات الأداء. هذه المهمة تساعدك في فهم موقف الإدارة بالنسبة للمنظمة. ملحوظة لا تتفاجأ إذا لم تجد خطة تشغيلية أو مؤشرات أداء. هي فرصة لك لتضع الجميع في الموضع الصحيح داخل الإدارة أو على مستوى المنظمة كونه لا يمكن العمل دون خطة مسبقة ومستهدفات واضحة.
- اطلب قائمة المشاريع متضمن الميزانية المخصصة. الهدف هنا معرفة قائمة العملاء الخارجيين سواء مقدمي الخدمة أو المستفيدين من خدمات الإدارة. الميزانية هي الأساس افهم آلية الصرف والمراجعة والتدقيق.
- حدد موعد مع مدراء الإدارات الداخلية لتقديم عرض عن إداراتهم. هذا الموعد إضافي للمهمة الثالثة حيث سوف تلتقي بمدراء الإدارات والاقسام مرتين. هدف اللقاء الأول على المستوى الشخصي والثاني على مستوى الإدارة أو القسم أبلغهم مسبقاً التركيز على النقاط التالية:
- شرح دورهم الأساسي
- الية تكاملهم مع بقية الإدارات..
- التحديات الحالية
- فرص النمو والتحسين
- الاقتراحات
- تأكد من تواجد فريق الامن السيبراني و خصص زيارة لفريق SoC والجلوس معهم
- تأكد من اعمال فريق التشغيل وتحديداً سلامة البيانات والتخزين الاحتياطي وخصص زيارة لفريق Operation and NoC والجلوس معهم.
- استناداً لمخرجات المهام السابقة ابنى قائمة التقارير اليومية، الأسبوعية ، الشهرية وحدد الية ارسالها والتعليق عليها.
ختاماً لا تأخذ أي قرار مهما كانت الأسباب؛ حتى لو قدر الله كان هناك خلل يستدعي التدخل مع وجود الضغط من الإدارة العليا. فوض إتخاذ القرار حسب اختصاص المعنيين وراقب النتيجة. أنت في هذه المرحلة لا تملك المعطيات الصحيحة ولا الفهم الكامل وأي قرار سوف يحسب عليك وتكلفة إصلاحه قد تكون كبيرة لذا أفهم أولاً ثم رتب فريقك وآلية العمل ثانياً، ثم بعدها استمتع بالرحلة مع فريقك.
الخلاصة
كمسؤول جديد عن تقنية المعلومات يُعد الأسبوع الأول حاسم ومهم. جميع المهام لابد أن تكون منصبة على بناء جسور الثقة مع جميع أعضاء الفريق إضافة إلى فهم الوضع القائم بجميع التفاصيل التقنية. بنهاية الأسبوع لابد أن تكون فهمت جيداً دور هذه الإدارة في المنظمة ومجمل التحديات والفرص للتحسين. إضافة إلى رسم الصورة الأولية لأخذ إدارة تقنية المعلومات إلى آفاق أوسع لتحقيق مستهدفات المنظمة.
هذه المهام العشر هي من واقع خبرتي وممارستي اسعد بمشاركة رأيك حول هذه المهام والاضافة بأي مهمة جديدة ترى ضرورة أخذها في الاعتبار.
